Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 11/2011

Burmistrza Biała Rawska

z dnia 23 lutego 2011 roku

w sprawie: instrukcji Kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Na podstawie art. 33 ust. 2 oraz art. 40 ust. 2 pkt. 2 i art. 42 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr. 142 poz. 1591 z póżn. zm.) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 11. 14. 67 z dnia 20.01.2011) zarządzam co następuje:

§ 1

W dniu  20 stycznia 2011 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych, rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji  w sprawie organizacji i  zakresu działania archiwów zakładowych.

Rozporządzenie weszło w życie z dniem ogłoszenia tj. 20 stycznia 2011 r. z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2011 r.

W związku z powyższym poszczególne komórki organizacyjne dostosują przyjętą i wytwarzaną po 01.01.2011 r. dokumentację do wymogów nowej instrukcji w trybie pilnym tak by rejestrowanie nowych spraw mogło odbywać się bez przeszkód zgodnie z obowiązującą instrukcją.

§ 2

1. Instrukcja Kancelaryjna określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności Kancelaryjnych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia (pełny tekst).

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia (pełny tekst).

3. Instrukcja  archiwalna reguluje zasady postępowania w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją i stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia (pełny tekst).

§ 3

Pełny tekst Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji  Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz  instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych  w wersji elektronicznej stanowi załącznik nr. 4 do niniejszego zarządzenia.

§ 4

Podstawowym  systemem  czynności Kancelaryjnych obowiązującym w Urzędzie Miasta i Gminy Biała Rawska jest system tradycyjny  z równoległym kontynuowaniem prac nad wdrożeniem systemu EZD. W zależności od postępu tych prac będą wprowadzane zmiany Zarządzeniami Burmistrza zgodnie z zasadami określonymi w §1 p.1 pp. 6 instrukcji Kancelaryjnej zał. nr. 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.

§ 5

Nadzór nad przestrzeganiem oraz właściwym stosowaniem wymienionych w niniejszym zarządzeniu przepisów, sprawują naczelnicy wydziałów Urzędu Miasta i Gminy.

§ 6

Zgodnie z §2 Instrukcji Kancelaryjnej do nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności Kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwionych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, wyznaczam koordynatora czynności Kancelaryjnych p. Renatę Potrzebowską Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pełniącą również funkcję archiwisty.

§ 7

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzą się Sekretarzowi Miasta i Gminy.

§ 8

Traci moc Zarządzenie Burmistrza z dnia 16 sierpnia 2006 r. nr 249/2006 w sprawie wprowadzenia w życie Instrukcji Archiwalnej dla Urzędu Miasta w Białej Rawskiej.

§ 9

Z dniem 01.01.2011 r. utraciła moc Instrukcja Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r.  o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. (Dz.U.Nr.40 poz. 230)

§ 10

Zarządzenie obowiązuje zgodnie z terminami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 z 20 stycznia 2011).