ZARZĄDZENIE Nr 80/2021

Burmistrza Białej Rawskiej

z dnia 13 sierpnia 2021  r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt dla żłobków i klubów dziecięcych oraz jednostek systemu oświaty w Gminie Biała Rawska

Na podstawie art. 6 ust. 2f i 2h ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164 z późń. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Zarządzenie określa:

1)      instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2)      sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego

wykazu akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3)      instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt, zwaną dalej „instrukcją archiwalną”, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia,

dla żłobków i klubów dziecięcych, o których mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2020 r. poz. 326, 568 i 1747) oraz jednostek systemu oświaty, o których mowa w art. 2 pkt. 1, 2, 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910 i 1378), dla których organem prowadzącym jest gmina Biała Rawska, i w których funkcjonują składnice akt w rozumieniu art. 36 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164), zwanych dalej „podmiotami”.

2. Zarządzenie nie dotyczy podmiotów, w których czynności kancelaryjne, dokumentowanie przebiegu załatwiania i realizowania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, dokonywane jest w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), o którym mowa w art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164).

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć odpowiednio dyrektora podmiotu, o którym mowa w ust. 1.

§ 2.

Zmian w przepisach, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt. 1-3 dokonuje Burmistrz Białej Rawskiej w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie, w drodze zarządzenia, na wniosek kierowników podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 3.

§ 3.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i archiwalnych   w podmiotach należy do kierowników tych podmiotów.

§ 4.

Sprawy prowadzone w podmiocie, a niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do ich zakończenia.

§ 5.

Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w podmiocie przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania. 

§ 6.

Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w podmiocie kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem. 

§ 7.

Tracą moc zarządzenia kierowników podmiotów w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, obowiązujących w podmiotach przed dniem wejścia w życie zarządzenia.

§ 8.

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się odpowiednio kierownikom podmiotów.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie w terminie od dnia 1 stycznia 2022 roku.