Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr 7/2022

Burmistrza Białej Rawskiej

z dnia 19 stycznia 2022 roku

w sprawie zasad przygotowania i obiegu umów oraz wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Miasta i Gminy w Białej Rawskiej.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym     (Dz. U. 2021 poz. 1372) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2021 poz. 305) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zarządza się co następuje:

§ 1

1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowaniu i rejestracji umów, porozumień, aneksów  do umów i porozumień, których stroną jest Gmina Biała Rawska lub Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej, zwanych dalej umowami.  
2. Zarządzenie nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy, umów na użyczenie pojazdów prywatnych do celów służbowych, umów dzierżawy, umów kupna-sprzedaży, umów użyczenia oraz porozumień dotyczących przygotowania umowy zbycia nieruchomości.

§ 2

1. Za właściwe przygotowanie umowy i uzgodnienia ich zapisów ze stronami umowy                 i uzyskania wymaganych opinii odpowiada pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację danej umowy.

2. Projekt umowy przedkładany do akceptacji musi być opatrzony datą i własnoręcznym podpisem osoby, która go opracowała oraz naczelnika Wydziału, chyba że osoba odpowiedzialna za realizację umowy posiada samodzielne stanowisko pracy.
3. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje Radca Prawny.
4. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi lub zmiany, wymaga ponownego zaopiniowania przez Radcę Prawnego.
5. Radca Prawny potwierdza zaopiniowanie projektu umowy poprzez opatrzenia egzemplarza umowy pozostającego w Urzędzie Miasta i Gminy w Białej Rawskiej pieczęcią oraz własnoręcznym podpisem.
6. Każda umowa (zlecenie lub porozumienie) przygotowane przez pracowników Urzędu sporządzana jest w trzech egzemplarzach.

§ 3

Umowa, z której wynika zobowiązanie pieniężne, wymaga kontrasygnaty Skarbnika Białej Rawskiej lub osoby przez niego upoważnionej, a następnie przekazywana jest do podpisu Burmistrzowi Białej Rawskiej lub osobie przez niego upoważnionej.

§ 4

1. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów tworzy się w Urzędzie Miasta i Gminy w Białej Rawskiej Centralny Rejestr Umów, zwany dalej „rejestrem”, prowadzony przez Naczelnika Wydziału Finansów i Budżetu.
2. Rejestr jest prowadzony oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego. Numerację zapisów zaczyna się w każdym roku od nr 1.
3. Rejestr jest prowadzony w formie papierowej i elektronicznej.
4. Wzór rejestru stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

• § 5

1. Obowiązek rejestracji umów dotyczy wszystkich umów zawartych w formie pisemnej, za zastrzeżeniem § 1 ust. 2.
2. Obowiązek zarejestrowania umowy spoczywa na osobie odpowiedzialnej za przygotowanie umowy i winien być zrealizowany niezwłocznie.
3. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz umowy.
4. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie egzemplarza umowy pozostającej                  w komórce merytorycznej pieczęcią o treści: „Wpisano do Centralnego Rejestru Umów Urzędu Miasta i Gminy w Białej Rawskiej  dnia …….. poz. ………… podpis……..”.
5. Wpisu do rejestru dokonuje pracownik prowadzący rejestr.
6. Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów oraz osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Miasta i Gminy w Białej Rawskiej do prowadzenia rejestru umów wytworzonych.
7. Umowy zarejestrowane w rejestrze przechowywane są: - jeden egzemplarz w Wydziale Finansów i Budżetu, a drugi egzemplarz  w Wydziałach merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Białej Rawskiej.

§ 6

Numer umowy zawiera następujące informacje: wewnętrzny numer umowy nadany w danym Wydziale lub samodzielnym stanowisku, symbol literowy Wydziału lub samodzielnego stanowiska, który merytorycznie przygotował umowę, cztery cyfry roku kalendarzowego.

§ 7

Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów do umów i porozumień.

§ 8

Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Białej Rawskiej do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.

§ 9

Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikom Wydziałów Urzędu Miasta i Gminy w Białej Rawskiej  oraz osobom na samodzielnych stanowiskach pracy.

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i ma zastosowanie do umów zawieranych od 1 stycznia 2022 roku.